Resturlaub zum Jahresende: Darf der Arbeitgeber die Tage streichen?

Drei Fragen vor dem Streichen von Urlaub

Nach § 7 Abs. 3 BUrlG soll Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung kommt bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen in Betracht; dann sieht das Gesetz grundsätzlich die ersten drei Monate des Folgejahres vor. Diese Fristen dürfen aber nicht isoliert von den Pflichten des Arbeitgebers gelesen werden.

Das BAG verlangt, dass der Arbeitgeber die tatsächliche Urlaubsnahme ermöglicht. Dazu gehören eine konkrete Aufforderung und eine klare, rechtzeitige Information über den drohenden Verfall. Dass Beschäftigte die gesetzlichen Fristen selbst kennen, ersetzt diese Mitwirkung nicht (9 AZR 266/20, Rn. 22 bis 24 und 47). Prüfen Sie deshalb:

• Wurde mein noch bestehender Urlaubsanspruch konkret benannt?
• Wurde ich rechtzeitig zur Urlaubsnahme aufgefordert und über die Folgen informiert?
• Konnte ich den Urlaub tatsächlich noch nehmen?

Verfall und Verjährung sind zwei verschiedene Fragen

Beim Verfall erlischt der Anspruch. Verjährung bedeutet dagegen grundsätzlich, dass der Arbeitgeber die Leistung nach Erhebung der Verjährungseinrede verweigern kann. Das BAG unterscheidet beides ausdrücklich (Rn. 45). Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre.

Für den gesetzlichen Urlaubsanspruch beginnt diese Frist nach dem BAG jedoch erst mit dem Schluss des Jahres, in dem der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat. Alte Tage werden deshalb nicht automatisch nach drei Jahren wertlos. Daraus folgt ebenso wenig, dass Urlaub immer unbegrenzt erhalten bleibt: Ordnungsgemäße Hinweise und eine tatsächlich mögliche Urlaubsnahme können die maßgeblichen Fristen auslösen (Rn. 31 und 38 bis 51).

Was das BAG tatsächlich entschieden hat

Im entschiedenen Fall hatte der Arbeitgeber die Beschäftigte weder zur Urlaubsnahme aufgefordert noch auf einen drohenden Verfall hingewiesen. Seine Revision blieb erfolglos. Die Verurteilung zur Abgeltung von 76 Urlaubstagen mit 17.376,64 Euro brutto hatte Bestand. Das war ein konkreter Anspruch aus diesem Arbeitsverhältnis, kein allgemeiner Auszahlungsbetrag für andere Beschäftigte (Tenor, Rn. 4, 8 bis 9 und 52).

Das Urteil behandelt auch vertraglichen Mehrurlaub. Für Tage oberhalb des gesetzlichen Mindesturlaubs können abweichende Regelungen gelten. Fehlen deutliche Anhaltspunkte für eine andere Regelung, können die gesetzlichen Grundsätze auch auf den Mehrurlaub anzuwenden sein. Arbeitsvertrag und gegebenenfalls Tarifvertrag gehören deshalb zur Prüfung (Rn. 25 bis 27 und 50).

Ein Beispiel für die Prüfung im November

Eigenes hypothetisches Beispiel: Im Urlaubsportal stehen acht offene Tage aus dem gesetzlichen Urlaub. Eine allgemeine Nachricht lautet nur „Resturlaub bitte planen“. Im Dezember werden die Tage mit Verweis auf das Jahresende gestrichen. Unsere Einordnung: Diese Angaben reichen nicht, um den Verfall zu bejahen. Zu klären ist, ob weitere konkrete Hinweise vorlagen, wann sie zugingen und ob acht Tage noch tatsächlich genommen werden konnten.

Beantragen Sie gewünschte Urlaubstage trotzdem rechtzeitig und sichern Sie Anträge sowie Antworten. Bei längerer Arbeitsunfähigkeit oder anderen Unterbrechungen lässt sich das Ergebnis nicht allein aus dem fehlenden Hinweis ableiten. Diese Sonderfälle müssen anhand des konkreten Verlaufs geprüft werden.

Nach dem Ausscheiden geht es um einen Geldanspruch

Kann Urlaub wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden, sieht § 7 Abs. 4 BUrlG eine Abgeltung vor. Für diesen Geldanspruch gilt eine wichtige Abgrenzung: Nach BAG vom 31. Januar 2023, 9 AZR 456/20, beginnt die regelmäßige Verjährung im Regelfall mit dem Schluss des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis rechtlich endet. Das gilt unabhängig davon, ob zuvor ordnungsgemäß auf den Urlaub hingewiesen wurde (Leitsatz 2, Rn. 17 bis 19 und 37 bis 43).

Verlassen Sie sich nach dem Ausscheiden daher nicht darauf, ein fehlender Urlaubshinweis halte alle Ansprüche offen. Lassen Sie Anspruch, Beginn der Frist und mögliche weitere Fristen aus Arbeits- oder Tarifvertrag zeitnah prüfen. Das Urteil von 2023 enthält eine besondere Beurteilung älterer Ansprüche aus der Zeit vor der Rechtsprechungsänderung 2018; das ist keine pauschale Verlängerung für heutige Fälle.

Diese Unterlagen sollten Sie sichern

Unsere praktische Empfehlung: Bitten Sie um eine nachvollziehbare Aufstellung nach Urlaubsjahren und um die Grundlage einer behaupteten Streichung. Für die Prüfung helfen folgende Unterlagen:

• Arbeitsvertrag, Nachträge und anwendbare Tarifregelungen.
• Urlaubskonto, Anträge, Bewilligungen und Ablehnungen.
• Hinweisschreiben des Arbeitgebers mit Datum und Nachweis ihres Zugangs.
• Bei beendetem Arbeitsverhältnis: Beendigungsdatum, Schlussabrechnung und bisherige Zahlungsaufforderungen.