Nebenkosten prüfen: Reichen die Rechnungen des Vermieters?

Der Fall: Rechnungen gezeigt, Zahlungsbelege verweigert

Die Vermieterin einer Berliner Wohnung verlangte eine Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung für 2013. Der Mieter durfte die Rechnungen einsehen. Die zusätzlich verlangten Zahlungsbelege zeigte sie ihm jedoch nicht. Das Amtsgericht sprach ihr zunächst einen Teil der Forderung zu. Das Landgericht wies die Klage ab; der BGH bestätigte dieses Ergebnis in der Revision (Rn. 1 bis 3 und 11).

Entscheidend war die verweigerte Kontrolle. Der BGH stellte nicht fest, dass sämtliche abgerechneten Kosten falsch waren. Die Klage war zu diesem Zeitpunkt unbegründet, weil die berechtigt verlangte Einsicht fehlte. Diese Unterscheidung ist auch für heutige Nachforderungen wichtig (Rn. 11 und 12).

Was verrät ein Zahlungsbeleg zusätzlich?

Eine Rechnung zeigt, was ein Dienstleister verlangt. Ein Zahlungsbeleg kann zeigen, welcher Betrag tatsächlich beglichen wurde. So lassen sich mögliche Kürzungen, Preisnachlässe oder einfache Abrechnungsversehen überprüfen. Mieter müssen dafür keinen Betrug behaupten und kein besonderes Misstrauen begründen. Ihr allgemeines Interesse an der Kontrolle genügt (Rn. 13 bis 15).

Das Einsichtsrecht umfasst die vorhandenen Zahlungsbelege zu den umgelegten Betriebskosten unabhängig davon, ob der Vermieter nach dem Leistungsprinzip oder dem Abflussprinzip abrechnet. Vereinfacht geht es beim Leistungsprinzip darum, welchem Zeitraum eine Leistung zuzuordnen ist; beim Abflussprinzip kommt es auf die Zahlung im Abrechnungszeitraum an. Gerade dort sind Zahlungsnachweise für die Kontrolle unverzichtbar (Rn. 14, 16, 17 und 19).

Fehlt ein Zahlungsbeleg, folgt daraus aber nicht automatisch, dass die Kosten nicht umgelegt werden dürfen. Beim Leistungsprinzip kann eine Leistung berücksichtigt werden, obwohl sie noch nicht im Abrechnungszeitraum bezahlt wurde. Der BGH sieht dann Anlass für Nachfragen oder Einwendungen gegen einzelne Positionen. Eine automatische Streichung jeder unbezahlten Rechnung lässt sich aus dem Urteil nicht ableiten (Rn. 16).

Darf der Vermieter die Unterlagen digital zeigen?

Ja. Der aktuelle § 556 Abs. 4 BGB verpflichtet den Vermieter, auf Verlangen Einsicht in die zugrunde liegenden Belege zu gewähren, und erlaubt ausdrücklich ihre elektronische Bereitstellung. Deshalb sollten Mieter einen Zugang nicht allein mit dem Argument ablehnen, dass keine Papieroriginale vorgelegt werden. Der BGH-Fall aus 2020 entscheidet über den Umfang der Belege, nicht über alle technischen Anforderungen heutiger digitaler Zugänge.

Unsere praktische Empfehlung: Kontrollieren Sie, ob die angeforderten Rechnungen und Zahlungsnachweise tatsächlich zugänglich und lesbar sind. Benennen Sie fehlende Dateien oder nicht zuordenbare Zahlungen konkret. Ein Ordner voller Rechnungen beantwortet noch nicht die Frage, ob auch die verlangten Zahlungsbelege vorliegen.

Warum Sie die Nachforderung nicht einfach ignorieren sollten

Das vom BGH anerkannte Leistungsverweigerungsrecht ist vorübergehend und setzt berechtigt verlangte, aber nicht gewährte Belegeinsicht voraus. Ob und in welchem Umfang es im Einzelfall greift, muss geprüft werden. Es ist weder eine dauerhafte Kürzung noch eine pauschale Erlaubnis, die gesamte laufende Miete einzustellen. Unberechtigte Einbehalte können Zahlungsrückstände verursachen. Lassen Sie deshalb den konkreten Zahlungsumfang vor einem Einbehalt klären.

Außerdem läuft grundsätzlich eine eigene Einwendungsfrist: Nach § 556 Abs. 3 BGB müssen Einwendungen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitgeteilt werden. Später sind sie grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass eine laufende Beleganfrage jede Fristfrage erledigt.

So bereiten Sie die Prüfung vor

Unser Vorschlag für eine gezielte Anfrage: Benennen Sie das Abrechnungsjahr und verlangen Sie ausdrücklich Einsicht sowohl in die Rechnungen als auch in die dazugehörigen vorhandenen Zahlungsbelege. Halten Sie fest, was angefordert, angeboten oder abgelehnt wurde. Diese Dokumentation hilft, die Kostenprüfung und eine mögliche vorübergehende Zahlungsverweigerung sauber auseinanderzuhalten.

• Abrechnung, Mietvertrag und Datum des Zugangs sichern.
• Nachforderung und bereits geleistete Vorauszahlungen nachvollziehen.
• Rechnungen und zugehörige Zahlungsbelege ausdrücklich anfordern.
• Fehlende Unterlagen, Abweichungen und konkrete Einwendungen schriftlich festhalten.
• Einwendungsfrist und mögliche Zahlungsfolgen vor einem Einbehalt prüfen lassen.